学校の大量のお手紙をScanSnap iX1500で電子化＆整理

最近いろんなものが電子化されていると思いませんか？

家計簿はスマホアプリで、カレンダーも紙からアプリに、商品を買っても取扱説明書はweb上で…

また印刷の機会もめっきり減って、写真はクラウド上に、年賀状もネットプリントにと、結果、我が家ではプリンターを持たないことにしました。

とまぁ、紙が減っている中で我が家で減らない紙がありまして、それは学校から持って帰ってくる紙類！

ということで、この記事では次のようなことでお困りの方の参考になればと思ってます

・学校からの大量の紙媒体を整理できず、どうにかしたい
・保存しているデータをどこにいても検索して探して確認したい
・子ども関係のお手紙はできるだけ残したいが、ファイルなどの場所は増やしたくない

ある日の紙媒体

先日、始業式ということで、新しいクラスの案内や、毎年もらっているような書類。それと子どもが好きそうな場所のパンフレット…ということで15枚の紙が１日で溜まりました。

これ･･･せめてサイズが一緒であればまだ、穴開けてファイリングという気にもなりますが、A４、B4が混在する上に、２つおりのB4などとバラエティ豊か

メールにしてくださいよぉと学校に言いたいですが、メールがない家もあるのか、うちの子の学校では基本紙でのやり取りです。

ちなみに、もらってくる紙媒体の種類で内容と我が家の方針を分けると次の表のようになります。

紙媒体の種類	内容	我が家の方針
1年を通じて使うもの・作文など	災害時の対応・欠席の時の報告方法、子どもの作文や作品など	電子化
1週間・1か月程度残しておく必要のあるもの	週間予定・給食	電子化
一度読めばリサイクルにできるもの	キャンプなどのチラシ・簡易なお手紙	リサイクル（紙ごみへ）

紙だらけの毎日から解放されるために

ここで、上記表の区分に従って長期保存のものと１か月、１週間のものを分けてファイリングするという手もありますが、なんせどんどん紙が増えるので、場所がない＆後から探すのが大変。

また、子どもがどんなものを食べていたか記念にとっておこうと思って１か月単位の給食の献立表を保存していくと６年間で1ファイルがパンパンになるぐらい紙が溜まります。

それに、例えばスーパーに行って夕食の準備をしている時に、「そういえば今日の給食なんだっけ？？」と思っても紙媒体なら家に帰らないとわからず、最悪、子どもが昼と夜同じメニューになることに

このような状況を解決できるものを本当にいろいろ検討しましたが、答えはこれしかありませんでした。
それはScanSnap iX1500

ということでなぜこれにしたのか紹介していきたいと思います。

ScanSnap iX1500を選んだ理由

• 保存先を設定できる
• OCR機能がついている
• ２つ折りの紙も１度のスキャンで読み取れる

１_保存先を設定できる

正直、書類の保存ならスマホで写真にとってGooglePhotoとかAmazonPhotoに保存するように設定すれば、ある程度の整理はできます。
ですが、この方法だと１つのフォルダーにデータが蓄積される感じで、長女の学校の書類と、次女の習い事の書類も区別なく保存されてしまいます。これ、分類が少なければまぁいいですが、分類が多くなると雑然としてしまいます。

ですが、ScanSnapはスキャン設定のボタンをカスタマイズすることができます。
これによって、「長女の習い事」、「長女の学校」、「次女の習い事」･･･など個別のボタンを設定でき、それぞれ保存先まで設定することができます。

さらにさらに、Googleドライブなどのクラウド上の保存先まで設定することができるため、「長女の習い事」というボタンを押すと、スキャンが始まり、読み取りが終わると自動でGoogleドライブの「長女の習い事」という名前のフォルダに保存することができます。

さらにさらにさらに、ファイル名つけるのって、まぁまぁめんどくさいですよね？
ScanSnapはなんと文章を読み取って、日付+題名的なもので自動で名づけをしてくれます。

２_OCR機能がついている

OCRは、プリントの文字を読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

で、これの何がいいかというと検索できる。これにつきます。

例えば参観日のお知らせが、今年は４月１４日にもらいましたが、実際の参観日は２４日あります。
で、前日ぐらいに何か持ち物あるのかなぁ？と思って紙を探そうとしても、特に始業式からの１０日間は名簿の登録や新学年で必要なものの購入など、どんどん紙が溜まっていて探し出すのは一苦労…　というかそもそも捨ててしまっているかも

ですが、ScanSnapでスキャンしたデータはOCR付きでデジタル化できるので、例えばGoogleDriveで「参観日」と検索すれば参観日の案内が出てきます。

これ１０日前の紙なんでまだましですが、年間行事表を４月にもらいますが、１月や２月になって年間行事表を探そうとすると我が家では出てくる可能性の方が低い状況に･･･
それがデジタル化していたら、「年間行事表」とか「行事」とかで検索すると数秒で目当てのデータが出てきます。

3_２つ折りの紙も１度のスキャンで読み取れる

学校からの紙で本当に困るのは、用紙のサイズがばらばらなのと、更に困るのは２つ折りにしたA4判、２つ折りにしたB4判と紙のバラエティが豊なこと。

これ、紙媒体でファイリングする時も大きさが異なるのでなんとなく気持ち悪いですし、写真で保存するとしても１枚１枚ピントを合わせたりなんせ大変です。

ですが、ScanSnapは2つ折りの紙を１回のスキャンで読み取ることができます。それに読み取り方法も「片面１枚づつ」、「両面連続」、「２つ折り両面」など様々な読み取り方法が選べ、サイズもA３とかは無理ですが、A4から名刺サイズまで選べ学校からの紙媒体の整理としては十分です。
いままで、別のスキャナーを持っていましたが、普通のスキャナだと２つ折りの紙の場合、表面をスキャンしてからふたを開けて、手で反対側にしてまたスキャンをしていましたので、ボタン１つで自動で読み取ってくれるのは本当に優秀です。

学校の紙媒体の整理まとめ

ということで、ScanSnapはそんなに安くはないです。ですが、本当に買ってよかったと思うものNO１です。